États portables

Un état portable, ou fichier PRF, est un format de fichier qui permet la distribution de fichiers d'état assortis d'une couche d'information en décrivant la structure des données. Cette couche descriptive permet à l'utilisateur final d'explorer intelligemment l'état à l'écran, d'en extraire les données à des fins d'analyse ou d'en exporter les données vers une autre application, de type tableur ou base de données.

La couche descriptive des données peut inclure un fichier de modèle Monarch, un index de champs (dit index arborescent) et un index de page. Un état portable peut aussi inclure les données pré-extraites de l'état sous forme de base de données Tableau Monarch.

Les états portables présentent plusieurs avantages par rapport aux autres méthodes de distribution électronique d'états. L'état portable représente en effet un objet unique qui contient tous les renseignements nécessaires à l'exploration électronique d'un état ou d'une série d'états. Les états portables intègrent la compression et le chiffrement des données, minimisant ainsi les temps de transfert par courriel ou sur Internet tout en préservant la sécurité de l'information confidentielle.

Avantages des états portables

La version électronique d'un état présente plusieurs avantages par rapport à sa copie papier : vous pouvez y rechercher l'information qui vous intéresse, en copier les données vers d'autres applications et n'imprimer que les pages désirées.

Les états portables étendent ces fonctionnalités, en offrant plusieurs avantages sur les méthodes traditionnelles de distribution et d'accès :

Distribution des états - Les états portables permettent de distribuer les états aisément par voie électronique. Un état portable représente beaucoup plus qu'un simple fichier d'état. Les états portables encapsulent l'information de structure de l'état, ce qui permet aux destinataires de transformer rapidement et sans effort les données de l'état en information utile : interrogations, récapitulatifs et extraits de données. En tant que simple fichier, l'état portable se distribue facilement sur réseau local, longue distance ou par courriel, Internet ou intranet.
Mémorisation et sécurité des états - Les états portables offrent la compression et la sécurité des données. La compression, selon un rapport moyen de 10:1, permet d'économiser de l'espace lors de la mémorisation des états sur réseau ou lecteur local. Elle réduit aussi la durée de transmission lors de leur distribution électronique. La sécurité permet à une organisation de restreindre l'accès aux états confidentiels.
Performance - À travers la pré-extraction et le stockage des données d'état, l'état portable offre un accès instantané à la base de données de la fenêtre Monarch. L'avantage est grand pour les utilisateurs qui travaillent sur de très volumineux états (plus d'1 Mo) ou qui chargent fréquemment un état dans Monarch pour en analyser les données.

Éléments d'un état portable

Une ou plusieurs instances de fichier d'état - Un état portable peut par exemple comprendre toute une année d'états de ventes mensuels. Un état portable doit contenir au moins un fichier d'état.
Index arborescent - L'index arborescent représente une vue de niveau élevé des données de l'état. Généralement, l'index arborescent contient des valeurs issues des champs à chaque niveau de tri de l'état. Lorsqu'un état portable est visualisé dans Monarch Report Explorer, l'index arborescent s'affiche de la même manière que l'arborescence de l'Explorateur Windows (Windows 95, 98 et NT). Chaque état représente une racine de l'arbre, comportant une branche pour chaque champ sélectionné comme faisant partie de l'index arborescent.
Index de page - L'index de page présente un décalage à chaque page de chaque fichier d'état. Cette information sert à accélérer la navigation et l'exploration à l'écran des données de l'état. L'index de page est généralement créé par Monarch à la volée lorsque l'utilisateur fait défiler ou extrait les données d'un état. En créant préalablement l'index de page et en l'incluant dans un état portable, les commandes de navigation d'état de Monarch fonctionnent beaucoup plus rapidement.
Modèle - Le modèle d'extraction des données contient l'information de structure de l'état, concernant notamment les renseignements nécessaires à l'extraction des données. Le modèle peut comprendre une ou plusieurs définitions de filtre, de tri, de champ calculé et de récapitulatif applicables aux données extraites.
Base de données de la fenêtre Tableau - La génération préalable et la mémorisation de la base de données de la fenêtre du tableau augmentent la performance du fait que le destinataire du fichier d'état portable n'a pas besoin d'exécuter le processus d'extraction des données pour générer la base de données du tableau.