Configurer une recherche simple

Les recherches simples permettent l'indication d'une valeur d'index pour un champ d'index donné. Vous pourriez par exemple spécifier la valeur d'index Boîte à musique d'Aline pour le champ d'index Nom du client. Les seuls documents contenant la valeur Boîte à musique d'Aline dans le champ d'index Nom du client seraient ainsi récupérés.

Les recherches simples peuvent inclure l'opérateur booléen ET (pas OU) et le seul opérateur relationnel égal à (=).

Moins puissantes que les recherches avancées, les recherches simples se configurent rapidement (en partie parce que la page de recherche simple affiche tous les champs d'index affectés au type de document spécifié, avec zones de texte pour les valeurs d'index correspondantes). Si vous désirez configurer rapidement votre recherche, choisissez cette formule plutôt que celle d'une recherche avancée.

Pour configurer une simple recherche

1. Cliquez sur l'onglet Recherche de documents pour afficher la page de Recherche simple.

2. Sélectionnez un groupe de documents dans la liste Groupes de documents. Le groupe de documents sélectionné détermine les types de document disponibles.

3. Sélectionnez un type de document dans la liste Types de document. Votre sélection fait apparaître une nouvelle section de la page Recherche simple.

Remarque: L'autre mode de sélection de types de document multiples passe par la flèche Ouvrir la sélection de types de document multiples, à droite de la liste Types de document. Pour arrêter la sélection de types de document multiples, cliquez de nouveau sur cette flèche.

4. Précisez la date ou la période désirée dans les champs Du et/ou Au Vous pouvez entrer manuellement les dates dans les champs de date (jj/mm/aaaa) ou cliquer sur l'icône et sélectionner les dates dans la fenêtre du Calendrier.

Remarque : Cette étape est facultative. Si aucune date n'est indiquée, tous les documents du système  Monarch Server répondant au type de document spécifié sont cependant inclus dans la recherche.

Remarque : Vous pouvez aussi cocher la case Derniers états pour inclure tous les états ajoutés au système lors du dernier classement.

Remarque : Pour afficher ou masquer la case Derniers états, choisissez, respectivement, le titre Afficher les options avancées / Masquer les options avancées. La disponibilité de ce titre dépend des paramètres d'administrateur.

5. Dans la liste Critère d'annotation, précisez si les états annotés ou non annotés doivent être inclus dans la recherche. Cette liste propose les options suivantes : Tous les états, États non annotés seulement, États annotés seulement.

Remarque :  Pour afficher ou masquer la liste Critère d'annotation, choisissez, respectivement, le titre Afficher les options avancées / Masquer les options avancées. La disponibilité de ce titre dépend des paramètres d'administrateur.

Remarque : Cette étape est facultative. La sélection du critère d'annotation est disponible sous la licence correspondante.

6. Dans les zones de texte voisines des champs d'index, précisez les valeurs d'index pour autant de champs que vous le désirez. Vous pouvez taper directement les valeurs d'index voulues ou cliquer sur et sélectionner une valeur dans la boîte de dialogue Recherche mot-clé.

7. Cliquez sur le bouton Rechercher pour soumettre la recherche.

La Liste de documents s'ouvre et affiche tous les documents conformes aux critères de recherche appliqués.

Vous pouvez réutiliser les conditions d'interrogation de la dernière recherche pour une autre recherche. Pour cela, cliquez sur le bouton Appliquer dans la boîte d'interrogation de la dernière recherche.