Eine einfache Suche konfigurieren

Bei einfachen Suchvorgängen können Sie einen Indexwert für jedes beliebige Indexfeld angeben. Sie können beispielsweise den Indexwert Musikgeschäft Schütz für das Indexfeld Kundenname festlegen. Dadurch würden dann nur die Dokumente abgerufen, die den Namen Musikgeschäft Schütz im Feld Kundenname aufweisen.

Einfache Suchen dürfen nur den booleschen Operator AND und nicht OR sowie auch nur den relationalen Operatorgleich (=) und keine anderen relationalen Operatoren enthalten.

Obgleich einfache Suchvorgänge nicht so effizient wie erweiterte Suchvorgänge sind, können sie schnell konfiguriert werden (zum Teil deswegen, weil auf der Seite "Einfache Suche" alle Indexfelder zu sehen sind, die dem festgelegten Dokumententyp zugewiesen sind; auch werden die Textfelder für die entsprechenden Indexwerte angezeigt). Zum schnellen Konfigurieren ist eine einfache Suche vorteilhafter als eine erweiterte Suche.

So konfigurieren Sie eine einfache Suche:

1. Klicken Sie auf die Registerkarte Dokumentensuche, um die Seite "Einfache Suche" anzuzeigen.

2. Wählen Sie in der Liste Dokumentengruppeneine Dokumentengruppe aus Durch die ausgewählte Dokumentengruppe ergibt sich, welche Dokumententypen verfügbar sind.

3. Wählen Sie in der Liste Dokumententypen einen Dokumententyp aus. Nach Auswahl des Dokumententyps ist auf der Seite "Einfache Suche" ein zusätzlicher Abschnitt zu sehen.

Hinweis: Um gleich mehrere Dokumententypen auszuwählen, können Sie aber auch den Pfeil für Auswahl mehrerer Dokumententypen öffnen nutzen, der sich rechts der Liste Dokumententypen befindet. Sobald Sie dann mit der Auswahl der Dokumententypen fertig sind, einfach erneut auf diesen Pfeil klicken.

4. Geben Sie in den Feldern von und bis das Berichtsdatum oder den Datumsbereich an. Sie können die Datumswerte entweder manuell in die Datumsfelder (MM/TT/JJJJ) eingeben oder aber auf das Symbol klicken und die Daten im Kalenderfenster auswählen.

Hinweis: Dies ist ein optionaler Schritt. Wenn keine Datumswerte angegeben sind, werden im Monarch Server-System alle Dokumente des angegebenen Dokumententyps in die Suche mit einbezogen.

Hinweis: Sie können auch das Kontrollkästchen Neueste Berichte aktivieren, um alle Berichte mit einzuschließen, die dem System während des letzten Speichervorgangs hinzugefügt wurden.

Hinweis: Das Kontrollkästchen für Neueste Berichte können Sie über Erweiterte Optionen anzeigen / Erweiterte Optionen verdecken anzeigen bzw. verdecken lassen. Ob diese Schaltfläche verfügbar ist, hängt ganz von den vom Administrator vorgenommenen Einstellungen ab.

5. Verwenden Sie die Liste Kommentarkriterien, um anzugeben, ob kommentierte oder nicht kommentierte Berichte in die Suche mit einbezogen werden sollen. Diese Liste enthält folgende Optionen: Alle Berichte, Nur Berichte ohne Kommentare, Nur Berichte mit Kommentaren.

Hinweis: Dies ist ein optionaler Schritt. Die Auswahl der Kommentarkriterien ist unter der entsprechenden Lizenz verfügbar.

6. In den Textfeldern neben den zugehörigen Indexfeldern können Sie Indexwerte für beliebig viele Indexfelder festlegen. Sie können die Indexwerte entweder eingeben oder auf klicken und dann einen Wert im Dialogfeld Schlüsselwortverweistabelle auswählen.

7. Klicken Sie auf Suchen, um die Suche zu senden.

Anschließend wird die Dokumentenliste eingeblendet, in der alle Dokumente zu sehen sind, die den Suchkriterien entsprechen.

Die zuletzt definierten Suchabfragebedingungen können auch erneut für die nächste Suchabfrage verwendet werden. Zu diesem Zweck muss auf die Schaltfläche Anwenden im Feld Letzte Suchabfragebedingung geklickt werden.