Eine erweiterte Berichtssuche konfigurieren

Bei erweiterten Suchvorgängen können Sie mehrere Indexwerte für dasselbe Indexfeld angeben. Mithilfe des booleschen Operators OR könnten Sie beispielsweise Musikgeschäft Schütz, Haus der Musik, Die Schallplatte usw. als Indexwerte für das Indexfeld Kundenname festlegen. Dadurch würden dann alle Berichte abgerufen, die im Feld Kundenname einen der angegebenen Namen aufweisen.

In erweiterten Suchen sind beide booleschen Operatoren AND und OR zulässig, um mehrere Suchbedingungen verknüpfen zu können. Auch können relationale Operatoren mit einbezogen werden.

Mit anderen Worten, wenn durch die Suche sehr spezifische Informationen abgerufen werden müssen und Sie genügend Zeit zum Konfigurieren haben, ist die erweiterte Suche der einfachen Suche vorzuziehen.

Aber wie bereits erwähnt, dauert das Konfigurieren von erweiterten Suchen länger als bei einfachen Suchen.

So konfigurieren Sie eine erweiterte Berichtssuche:

1. Klicken Sie auf die Registerkarte Berichtssuche.

2. Wählen Sie die Registerkarte Erweitert.

3. Wählen Sie in der Liste eine oder mehrere Dokumentengruppen aus.

Hinweis: Um mehrere Dokumentengruppen auszuwählen, müssen Sie beim Klicken auf die Namen die STRG-Taste gedrückt halten. Um alle Dokumentengruppen auszuwählen, klicken Sie unterhalb der Liste auf Alles markieren.

4. Klicken Sie unterhalb der Liste auf die Schaltfläche Auswählen. Daraufhin wird rechts eine Liste der Dokumententypen eingeblendet, die den ausgewählten Dokumentengruppen zugewiesen sind.

5. Wählen Sie in der Liste eine oder mehrere Dokumententypen aus.

Hinweis: Um mehrere Dokumententypen auszuwählen, müssen Sie beim Klicken auf die Typen die STRG-Taste gedrückt halten. Um alle Dokumententypen auszuwählen, klicken Sie unterhalb der Liste auf Alles markieren.

6. Klicken Sie unterhalb der Liste auf die Schaltfläche Auswählen. Daraufhin wird auf der Seite der Abschnitt Suchen angezeigt.

7. Geben Sie in den Feldern von und bis das Berichtsdatum oder den Datumsbereich an. Sie können die Datumswerte entweder manuell in die Datumsfelder (MM/TT/JJJJ) eingeben oder aber auf das Symbol klicken und die Daten im Kalenderfenster auswählen.

Hinweis: Dies ist ein optionaler Schritt. Wenn keine Datumswerte angegeben sind, werden im Monarch Server-System alle Berichte des angegebenen Dokumententyps in die Suche mit einbezogen.

Hinweis: Sie können auch das Kontrollkästchen Neueste Berichte aktivieren, um alle Berichte mit einzuschließen, die dem System während des letzten Speichervorgangs hinzugefügt wurden.

8. Verwenden Sie die Liste Kommentarkriterien, um anzugeben, ob kommentierte oder nicht kommentierte Berichte in die Suche mit einbezogen werden sollen. Diese Liste enthält folgende Optionen: Alle Berichte, Nur Berichte ohne Kommentare, Nur Berichte mit Kommentaren.

Hinweis: Dies ist ein optionaler Schritt. Die Auswahl der Kommentarkriterien ist unter der entsprechenden Lizenz verfügbar.

9. Klicken Sie unter der Überschrift Filter auf die Schaltfläche Bedingung hinzufügen. Daraufhin wird eine Reihe von Feldern angezeigt.

10. Wählen Sie einen booleschen Operator (AND oder OR) aus der Liste. Während der Operator AND zum Verknüpfen von Suchkriterien in verschiedenen Indexfeldern verwendet werden kann, ist der Operator OR nur zum Verknüpfen von Suchkriterien in ein und demselben Indexfeld da.

11. Wählen Sie ein Indexfeld aus der Liste. Die Liste enthält Indexfelder, die für die ausgewählten Dokumententypen vorgesehen sind.

12. Wählen Sie einen relationalen Operator: gleich (=), nicht gleich (<>), kleiner als (<), größer als (>), kleiner als oder gleich (<=), größer als oder gleich (>=).

13. Geben Sie einen Indexwert ein. Um nach verfügbaren Indexwerten zu suchen, klicken Sie auf die Schaltfläche Verweistabelle.

14. Um eine weitere Bedingung hinzuzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche Bedingung hinzufügen und wiederholen dann die Schritte 10 bis 13. Wenn Sie dagegen eine Bedingung entfernen möchten, klicken Sie auf Entfernen.

Hinweis: Um diese Kombination von Suchbedingungen zu speichern, klicken Sie auf Filter speichern. Bei der nächsten Suche nach Dokumenten können Sie diesen Filter dann anwenden, indem Sie ihn in der Dropdown-Liste auswählen und anschließend auf Filter hinzufügen klicken.

15. Senden Sie die Suche, indem Sie auf die Schaltfläche Suchen klicken.

Hinweis: Wenn Sie die Suche neu konfigurieren möchten, klicken Sie auf Löschen.

Anschließend wird die Berichtsliste eingeblendet, in der die Berichte zu sehen sind, die den Suchkriterien entsprechen. Sie können verschiedene Ansichten der Suchergebnisse anzeigen (z. B. Berichtsansicht, Datenansicht usw.).